Η αυτοματοποίηση δεν είναι τόσο ακριβή ή πολύπλοκη όσο νομίζετε – Galaksias.com

 

 

 

 

Τι θα γινόταν όμως αν η απελευθέρωση από τις χειροκίνητες διαδικασίες δεν ήταν τόσο τρομακτική όσο φαίνεται;

Τι θα γινόταν αν η αυτοματοποίηση μπορούσε να είναι απλή, προσιτή και μετασχηματιστική -χωρίς να απαιτείται πλήρης αναμόρφωση των λειτουργιών σας;

Ας εξερευνήσουμε γιατί η αυτοματοποίηση είναι πιο προσιτή από ποτέ και πώς μπορεί να ξεκλειδώσει σημαντική αξία για την επιχείρησή σας.

Το πραγματικό κόστος της παραμονής στο χειροκίνητο σύστημα
Οι χειροκίνητες διαδικασίες δεν είναι απλώς χρονοβόρες – είναι ακριβές. Μια πρόσφατη μελέτη της Deloitte διαπίστωσε ότι οι επιχειρήσεις μεσαίας αγοράς σπαταλούν κατά μέσο όρο 1,2 εκατ. δολάρια ετησίως σε χειροκίνητες εργασίες που θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν.

 

 

Δείτε πώς φαίνεται αυτό στην πράξη σε διάφορους κλάδους:

– Ειδικές ασφάλειες: αντί να αξιολογούν τους κινδύνους.

– Μίσθωση εξοπλισμού: Οι εγκρίσεις αιτήσεων καθυστερούν για μέρες, καθώς τα έγγραφα παραμένουν σε υπερχειλισμένα εισερχόμενα που περιμένουν χειροκίνητη εξέταση.

– Εμπορικά ακίνητα: Οι διαχειριστές ακινήτων διαχειρίζονται αιτήματα ενοικιαστών σε αποσυνδεδεμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με αποτέλεσμα να χάνονται ζητήματα συντήρησης και να δυσαρεστείται ο ενοικιαστής.

– Τιμολόγηση υγειονομικής περίθαλψης: Οι επεξεργαστές απαιτήσεων εισάγουν χειροκίνητα δεδομένα σε πολλαπλά συστήματα, δημιουργώντας ένα ποσοστό λάθους 23% που καθυστερεί τις πληρωμές κατά εβδομάδες.

– Logistics: Τα έγγραφα αποστολής μεταφέρονται χειροκίνητα μεταξύ συστημάτων, προκαλώντας καθυστερήσεις στα τελωνεία και απογοητευμένους πελάτες.

Αυτές οι αναποτελεσματικότητες δεν είναι απλώς απογοητευτικές – είναι και δαπανηρές. Το ερώτημα δεν είναι αν έχετε την πολυτέλεια να αυτοματοποιήσετε, αλλά αν έχετε την πολυτέλεια να μην το κάνετε.

 

 

Η παγίδα Excel-Email-PDF

Κάθε μέρα, η ομάδα σας εκτελεί ψηφιακές ακροβασίες:

1. Λήψη συνημμένων αρχείων PDF από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

2. Χειροκίνητη πληκτρολόγηση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα

3. Δημιουργία νέων PDF από δεδομένα λογιστικών φύλλων

4. Αποστολή αυτών των PDF με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο επόμενο άτομο στην αλυσίδα

5. Παρακολούθηση της προόδου σε ένα ακόμη φύλλο εργασίας

Σύμφωνα με έρευνα της IBM, κάθε μετάβαση μεταξύ συστημάτων αυξάνει τον κίνδυνο σφάλματος κατά 4-7%. Το κόστος; Πολύ μεγαλύτερο από τον χρόνο – είναι χαμένα έσοδα, χαμένες ευκαιρίες και απογοητευμένες ομάδες.

 

 

Συνήθεις παρανοήσεις αυτοματοποίησης-Διαψεύδονται

Ας αντιμετωπίσουμε μερικούς από τους πιο κοινούς μύθους που κρατούν τις επιχειρήσεις πίσω:

1. «Οι διαδικασίες μας είναι πολύ διαφοροποιημένες για την αυτοματοποίηση».

– Η πραγματικότητα: Μια μεσαίου μεγέθους εταιρεία εμπορίας σιτηρών αυτοματοποίησε τη διαδικασία συμφιλίωσης των θέσεων -την οποία προηγουμένως διαχειριζόταν σε 27 λογιστικά φύλλα- μειώνοντας τα λάθη κατά 91% και εξοικονομώντας 22 ώρες εβδομαδιαίως.

2. «Δεν διαθέτουμε τους τεχνικούς πόρους για να εφαρμόσουμε την αυτοματοποίηση».

– Πραγματικότητα: Ένα ίδρυμα με μόνο 7 μέλη προσωπικού αυτοματοποίησε τη διαδικασία παραλαβής και εξέτασης των αιτήσεων επιχορήγησης χρησιμοποιώντας εργαλεία χωρίς κώδικα, αυξάνοντας την ικανότητα επεξεργασίας κατά 73%.

3. «Οι ροές εργασίας μας είναι υπερβολικά προσαρμοσμένες για έτοιμες λύσεις».

– Πραγματικότητα: Ένας κατασκευαστής επίπλων κατά παραγγελία αυτοματοποίησε τη δημιουργία των τιμολογίων υλικών και τις ενημερώσεις των αποθεμάτων του, εξαλείφοντας 12 ώρες χειροκίνητης εργασίας σε λογιστικά φύλλα εβδομαδιαίως.

Αυτά τα παραδείγματα δείχνουν ότι η αυτοματοποίηση δεν έχει να κάνει με την αντικατάσταση της ανθρώπινης κρίσης – έχει να κάνει με την εξάλειψη των επαναλαμβανόμενων, επιρρεπών σε σφάλματα εργασιών, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να επικεντρωθεί σε εργασίες υψηλότερης αξίας.

 

Ο νέος αυτοματισμός: Προσιτός, προσιτός, εφικτός

Ο σημερινός αυτοματισμός είναι θεμελιωδώς διαφορετικός:

– Ο αυτοματισμός βασίζεται σε συστατικά: Ξεκινήστε με μία ενοχλητική διαδικασία αντί να αναμορφώσετε τα πάντα.

– Διαμορφώσιμη από τον χρήστη: Οι επιχειρηματικές ομάδες μπορούν να προσαρμόζουν τις ροές εργασίας χωρίς κωδικοποίηση.

– Διαφοροποίηση συστήματος: Λειτουργεί παράλληλα με τα υπάρχοντα εργαλεία σας χωρίς αντικατάσταση.

– Οικονομικά προσβάσιμο: Το κόστος υλοποίησης έχει μειωθεί κατά 72% σε πέντε χρόνια.

 

 

Πραγματικοί μετασχηματισμοί, πραγματικές αποδόσεις

Δείτε πώς επιχειρήσεις σαν τη δική σας βλέπουν αποτελέσματα:

– Υγειονομικός κύκλος εσόδων: Ένα ιατρείο 20 ιατρών αυτοματοποίησε την επαλήθευση επιλεξιμότητας και την παρακολούθηση προηγούμενων εγκρίσεων, μειώνοντας τα ποσοστά άρνησης κατά 38% και ανακτώντας 127.000 δολάρια σε ετήσια έσοδα.

– Επαγγελματικές υπηρεσίες: Μια λογιστική εταιρεία αυτοματοποίησε τη συλλογή εγγράφων πελατών, μειώνοντας το χρόνο εγκατάστασης της δέσμευσης από 3,5 ώρες σε 42 λεπτά.

– Logistics & Supply Chain: Μια μεταφορική εταιρεία αυτοματοποίησε την προετοιμασία των τελωνειακών εγγράφων, μειώνοντας τον χρόνο επεξεργασίας κατά 81% και εξαλείφοντας δαπανηρές καθυστερήσεις.

 

 

Αποδέσμευση από τον χειροκίνητο κύκλο

Η αλλαγή μπορεί να είναι εκπληκτικά απλή:

1. Καταγράψτε τα σημεία όπου ο χρόνος εξαφανίζεται στις τρέχουσες διαδικασίες σας.

2. Εντοπίστε τα σημεία χειροκίνητης μεταφοράς δεδομένων μεταξύ των συστημάτων (ο κύκλος email-Excel-PDF).

3. Υπολογίστε το πραγματικό κόστος, συμπεριλαμβανομένων των σφαλμάτων, των καθυστερήσεων και του κόστους ευκαιρίας.

4. Ξεκινήστε με μία διαδικασία που προκαλεί δυσανάλογο πόνο.

5. Χρησιμοποιήστε τα σημερινά προσβάσιμα εργαλεία που έχουν κατασκευαστεί ειδικά για τους επιχειρηματικούς χρήστες.

 

 

Όπου ο χρόνος αποδίδει την επένδυση

Η ανάλυση του κλάδου δείχνει ότι αυτές οι διαδικασίες αποδίδουν συνήθως την ταχύτερη απόδοση της επένδυσης όταν αυτοματοποιούνται:

– Εμπορικά ακίνητα: Παρακολούθηση αιτημάτων συντήρησης μισθωτών (μείωση του χρόνου κατά 87%).

– Ειδικές ασφάλειες: Ροές εργασίας για την έγκριση συμβολαίων (76% ταχύτερη επεξεργασία).

– Μεταποίηση: Χειρισμός εντολών αλλαγής παραγωγής (μείωση σφάλματος κατά 68%).

– Επαγγελματικές υπηρεσίες: Εγκρίσεις παραδοτέων πελατών (61% ταχύτερη διεκπεραίωση).

– Υγειονομική περίθαλψη: (53% μείωση εργασίας

 

 

Το πρώτο σας βήμα αυτοματοποίησης

Ποια χειροκίνητη διαδικασία καταβροχθίζει καθημερινά το τέρας Excel-email-PDF; Πόσες ώρες θα κέρδιζε η ομάδα σας αν αυτή η διαδικασία έτρεχε μόνη της;

Οι πιο επιτυχημένοι μετασχηματισμοί ξεκινούν με μία μόνο ενοχλητική ροή εργασίας. Η σύγχρονη αυτοματοποίηση δεν απαιτεί επιχειρηματικούς προϋπολογισμούς ή τμήματα πληροφορικής – μόνο την προθυμία να επαναπροσδιορίσετε τον τρόπο με τον οποίο η εργασία ρέει μέσα στον οργανισμό σας.